Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z platformy dostępnej pod adresem bransk.budzetobywatelski.pl oraz udziałem w Budżecie Obywatelskim Miasta Brańsk na 2027 rok.

Polityka dotyczy w szczególności osób odwiedzających Platformę, pomysłodawców projektów, osób popierających projekty oraz osób głosujących elektronicznie lub papierowo.

1. Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Burmistrz Miasta Brańsk , ul. Rynek 8, 17-120 Brańsk.

Z Administratorem można skontaktować się:

a) listownie na powyższy adres,

b) telefonicznie pod numerem 85 737 59 40 lub 85 737 50 05,

c) pocztą elektroniczną na adres: sekretariat@bransk.um.gov.pl .

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych:

a) pocztą elektroniczną na adres sekretariat@bransk.um.gov.pl , wpisując w temacie lub treści wiadomości „Inspektor Ochrony Danych”,

b) listownie na adres Urzędu Miasta Brańsk z dopiskiem „IOD”.

2. W jakich celach, na jakiej podstawie i przez jaki okres przetwarzamy dane?

Osoby odwiedzające Platformę

Dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas połączenia, informacje o urządzeniu i przeglądarce, identyfikatory techniczne oraz logi, są przetwarzane w celu zapewnienia działania i bezpieczeństwa Platformy, diagnozowania błędów oraz ochrony przed nadużyciami.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 5a ustawy o samorządzie gminnym i uchwałą NR XXIV/164/2026 RADY MIASTA BRAŃSK z dnia 24 czerwca 2026 dotyczącą Budżetu Obywatelskiego na 2027 rok, a w zakresie obowiązków dotyczących bezpieczeństwa również art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Logi systemowe przechowywane są do 6 miesięcy.

Pomysłodawcy projektów

Przetwarzamy w szczególności imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, treść projektu, załączniki oraz korespondencję.

Dane są wykorzystywane w celu przyjęcia i weryfikacji projektu, kontaktu z pomysłodawcą, obsługi uzupełnień, korekt, odwołań oraz realizacji projektu.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 5a ustawy o samorządzie gminnym i uchwałą NR XXIV/164/2026 RADY MIASTA BRAŃSK z dnia 24 czerwca 2026 dotyczącą Budżetu Obywatelskiego na 2027 rok.

Dane przechowywane są zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt przez okres 5 lat.

Osoby popierające projekty

Przetwarzamy imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz podpis.

Dane są przetwarzane w celu potwierdzenia wymaganego poparcia dla projektu i weryfikacji uprawnienia mieszkańca.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 5a ustawy o samorządzie gminnym i uchwałą NR XXIV/164/2026 RADY MIASTA BRAŃSK z dnia 24 czerwca 2026 dotyczącą Budżetu Obywatelskiego na 2027 rok.

Dane przechowywane są zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt przez okres 5 lat.

Osoby głosujące elektronicznie

Przetwarzamy imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu oraz dane techniczne dotyczące głosu i weryfikacji SMS.

Dane są wykorzystywane w celu oddania i weryfikacji głosu, zapewnienia zasady jednego głosu, wykrywania duplikatów oraz sporządzenia wyników głosowania.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 5a ustawy o samorządzie gminnym i uchwałą NR XXIV/164/2026 RADY MIASTA BRAŃSK z dnia 24 czerwca 2026 r. dotyczącą Budżetu Obywatelskiego na 2027 rok.

Dane są usuwane z systemu produkcyjnego po zakończeniu głosowania i sporządzeniu protokołu. Mogą pozostawać w rotacyjnych kopiach zapasowych maksymalnie przez 31 dni.

Osoby głosujące papierowo

Przetwarzamy imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz podpis na liście odbioru karty.

Dane są wykorzystywane w celu wydania karty, potwierdzenia udziału, kontroli jednokrotności głosu oraz sporządzenia wyników.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 5a ustawy o samorządzie gminnym i uchwałą NR XXIV/164/2026 RADY MIASTA BRAŃSK z dnia 24 czerwca 2026 dotyczącą Budżetu Obywatelskiego na 2027 rok.

Papierowe karty do głosowania i listy potwierdzenia odbioru kart są niszczone w terminie 30 dni po sporządzeniu protokołu głosowania.

Użytkownicy opcjonalnych plików cookies

Jeżeli na Platformie zostaną uruchomione opcjonalne pliki cookies, identyfikatory internetowe i informacje o sposobie korzystania z Platformy mogą być przetwarzane w celach analitycznych lub w celu udostępnienia funkcji zewnętrznych.

Podstawą przetwarzania jest zgoda, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.

Dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zakończenia okresu działania danego pliku cookies.

3. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Udział w Budżecie Obywatelskim jest dobrowolny. Podanie danych wymaganych w określonym formularzu jest jednak konieczne do:

• zgłoszenia projektu,
• udzielenia poparcia,
• oddania głosu.

Niepodanie wymaganych danych uniemożliwi wykonanie danej czynności lub jej prawidłową weryfikację.

Przetwarzanie danych niezbędnych do udziału w Budżecie Obywatelskim odbywa się w związku z wykonywaniem zadania realizowanego w interesie publicznym, a nie na podstawie zgody uczestnika tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 5a i nast. ustawy o samorządzie gminnym i uchwałą NR XXIV/164/2026 RADY MIASTA BRAŃSK z dnia 24 czerwca 2026 dotyczącą Budżetu Obywatelskiego na 2027 rok.

4. Skąd pozyskujemy dane?

Dane pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dotyczą, za pośrednictwem formularzy elektronicznych lub papierowych.

Dane osób popierających projekt mogą zostać przekazane Administratorowi przez pomysłodawcę składającego projekt.

5. Kontrola jednokrotności głosu

W głosowaniu elektronicznym system kontroluje możliwość ponownego oddania głosu na podstawie imienia, nazwiska i adresu zamieszkania. Ponowne wykorzystanie tego samego numeru telefonu do weryfikacji SMS również może spowodować zablokowanie kolejnego głosu.

Przed wydaniem papierowej karty pracownik Urzędu sprawdza, czy osoba o podanych danych nie oddała wcześniej głosu elektronicznego. Dane mogą być również porównane w celu ustalenia, czy ta sama osoba nie głosowała w obu kanałach.

Administrator nie porównuje danych głosujących z zewnętrzną bazą mieszkańców. Adres zamieszkania służy do potwierdzenia oświadczenia o spełnieniu warunku bycia mieszkańcem Miasta Brańsk oraz do kontroli jednokrotności głosu.

6. Czy podejmujemy decyzje w sposób zautomatyzowany?

Mechanizm wykrywania powtórnych głosów ma charakter techniczny i służy realizacji zasady jednego głosu.

Administrator nie podejmuje wobec uczestników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

W przypadku błędnego komunikatu o powtórnym oddaniu głosu można skontaktować się z Urzędem Miasta Brańsk w celu wyjaśnienia sprawy.

7. Jakie informacje są publikowane?

Na Platformie mogą być publikowane informacje dotyczące projektów, w tym ich nazwy, opisy, lokalizacje, imię i nazwisko pomysłodawców, szacunkowe koszty oraz wyniki zbiorcze głosowania.

Administrator nie publikuje imion i nazwisk osób popierających projekty lub głosujących.

8. Komu możemy przekazywać dane?

Dostęp do danych mogą uzyskać osoby i podmioty, którym jest on niezbędny do realizacji wskazanych celów, w szczególności:

• upoważnieni pracownicy Urzędu Miasta Brańsk,
• członkowie komisji lub zespołów uczestniczących w obsłudze Budżetu Obywatelskiego,
• MEDIAPARK Sp. z  o.o. – operator techniczny Platformy i podmiot przetwarzający dane,
• Home.pl S.A. – dostawca hostingu i kopii zapasowych,
• LINK Mobility Poland Sp. z o.o., a awaryjnie Vercom S.A. – dostawcy usług wysyłki wiadomości SMS,
• dostawcy usług informatycznych, pocztowych, archiwalnych i prawnych,
• organy publiczne i  inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie zawartych umów i mogą wykorzystywać dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych zadań.

9. Czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

Dane przekazywane w formularzach Budżetu Obywatelskiego oraz wykorzystywane do głosowania są, zgodnie z informacjami operatora Platformy, przetwarzane na terenie Polski i nie są planowo przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Opcjonalne usługi zewnętrzne, takie jak osadzone materiały lub narzędzia analityczne, mogą być uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody. Ich dostawcy mogą przetwarzać dane na własnych zasadach, w tym poza EOG, jeżeli wynika to z warunków świadczenia danej usługi.

10. Pliki cookies

Platforma może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie.

Pliki niezbędne do działania serwisu, utrzymania sesji mogą być stosowane bez odrębnej zgody.

Pliki analityczne, funkcjonalne lub pochodzące od zewnętrznych dostawców mogą być uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody. Zgodę można w każdej chwili wycofać lub zmienić za pomocą ustawień używanej przeglądarki.

Odmowa zgody na opcjonalne pliki cookies nie uniemożliwia udziału w głosowaniu.

11. Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą?

W granicach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje:

• prawo dostępu do  danych i otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania,
• prawo żądania usunięcia danych, jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 17 RODO,
• prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
• w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie – prawo wycofania zgody w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawo do przenoszenia danych co do zasady nie ma zastosowania do podstawowego przetwarzania danych w ramach Budżetu Obywatelskiego, ponieważ przetwarzanie to nie opiera się na zgodzie ani na umowie i jest wykonywane w interesie publicznym.

Żądania dotyczące realizacji praw można kierować do Administratora lub Inspektora Ochrony Danych. Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

12. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, zasad Budżetu Obywatelskiego, sposobu działania Platformy, wykorzystywanych dostawców, plików cookies lub okresów przechowywania danych.